ProMa Consulting is sinds 2020 gecertificeerd voor de ISO9001 norm. Om gecertificeerd te worden en blijven moet een organisatie aantonen dat ze een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) hebben dat voldoet aan de norm en dat alle processen die erin beschreven staan ook worden uitgevoerd. De gehele certificeringscyclus duurt 3 jaar en bestaat naast de certificeringsaudit ook nog uit twee controle-audits in de navolgende jaren.
Voor ons was het dit jaar de tweede controle-audit die heeft geleid in een positief resultaat waardoor wij tot september 2024 gecertificeerd zijn. We hebben onze kwaliteitsmanager Edwin van der Ende gevraagd om hierover meer uitleg te geven.
Wat houdt het certificaat ISO 9001 in?
Het ISO 9001-certificaat bevestigt dat een onafhankelijke partij heeft vastgesteld dat het KMS voldoet aan de normeisen. Deze norm richt zich op het beschrijven en uitvoeren van processen om producten aan klanteisen te laten voldoen en daarbij rekening houdt met de impact van de omgeving op de organisatie. Kansen en risico’s worden geïdentificeerd en aangepakt, en periodieke evaluaties zorgen voor procesverbetering. ISO 9001-certificering betekent dat een organisatie voortdurend streeft naar verbetering voor klanten, medewerkers en andere belanghebbenden.
En wat houdt een controle-audit in?
De certificerende instantie plant jaarlijks welke hoofdstukken van de ISO 9001-norm zij zullen controleren op basis van mogelijke risico’s. Ze informeren de organisatie vooraf over de te bespreken onderwerpen. Tijdens de audit worden vragen gesteld om te beoordelen of processen begrepen worden en om output te tonen aan de auditor. Een vaak gehoorde vraag tijdens deze audits is dan ook: “mag ik dat even zien”. Na afloop bepaalt de auditor of er punten zijn waarop niet (geheel) is voldaan en hoe groot impact op de kwaliteit is. Zijn er
kleine tekortkomingen dan worden deze vastgelegd en moet de organisatie een plan van aanpak maken om de tekortkoming op te lossen. Als het plan van aanpak door de auditor goedgekeurd wordt ontvangt de organisatie toestemming om de certificering te behouden. Zijn de tekortkomingen groter dan moet het plan van aanpak ook eerst uitgevoerd zijn en wordt tot die tijd de certificering opgeschort. Overigens wordt het oordeel van de auditor ook intern bij de Certificering Instantie nog extra getoetst voordat de formele uitslag wordt vastgesteld.
Wat moet ProMa hiervoor doen, wat moet er worden opgesteld?
Eigenlijk hoef je als bedrijf niet heel veel voor te bereiden voor zo’n controle-audit. Als je alles processen die je hebt vastgelegd in het KMS gewoon hebt uitgevoerd heb je vanzelf de bewijzen dat je ze hebt uitgevoerd. Het is dus ook geen probleem om de processen tussentijds aan te passen, zolang daarmee maar voldaan blijft aan de norm. Het is zelfs goed als je uit kunt leggen dat je een proces hebt aangepast omdat je bij nader inzien niet tevreden was met de resultaten van de eerdere versie. Ga dus vooral niet door met processen die niet werken omdat het in je kwaliteitsmanagementsysteem staat.
Wat is de toegevoegde waarden voor onze (toekomstige) klanten, dat ProMa ISO9001 gecertificeerd is?
Ik denk dat voor onze klanten vooral van belang is dat wij als bedrijf bezig zijn met het optimaal uitvoeren van onze opdrachten. Als wij of de klant zien dat zaken niet voldoen aan de vooraf gestelde eisen gaan we daarmee aan de slag. Dat doen wij overigens niet omdat het moet vanuit de ISO9001-norm, maar vooral omdat wij zelf vinden dat we dat moeten doen. De certificering laat dus vooral zien dat ook een externe partij vindt dat wij bezig zijn met continu zorgen voor de juiste kwaliteit.
Hoe kan ProMa Consulting klanten helpen met het behalen van een ISO9001 certificering?
Eigenlijk kunnen wij het gehele traject begeleiden, van het vaststellen, het uitleggen wat de norm eigenlijk inhoudt, het vaststellen van de kansen en risico’s tot en met het ondersteunen tijdens de certificeringsaudit. Hoe dat traject precies ingevuld gaat worden is heel erg afhankelijk van wat de klant zelf wil. Er zijn veel mogelijkheden, maar neem vooral contact met ons op als je daar meer over wilt weten.
