Onze collega Mieke van der Waal heeft haar training ‘remote auditing’ met succes afgerond. Ze verteld welke onderwerpen zij behandeld heeft en wat de meerwaarde is van remote auditing in deze digitale tijd.
Vorige week heb ik de 2-daagse cursus “remote auditing” mogen volgen. Remote auditing is auditen op afstand met gebruik van elektronische methodes. Wat natuurlijk zeer actueel is in deze tijd waarin thuiswerken en digitale meetings het nieuwe normaal zijn. Geen gezondheidsrisico voor zowel de auditor als de auditee en geen externen in je bedrijf. Daar wilde ik meer over weten.
Remote auditing vs. On site auditing
De eerste cursusdag was gericht op de voorbereiding. Daarin verschilt een “remote audit” nogal van de “on site audit” (de standaard audit op locatie). Het begint ermee dat er een afweging gemaakt met worden of de audit geschikt is als “remote audit”. Dit doe je door een risico- en kansenmatrix te maken en hier een conclusie uit te trekken. ISO 9001 heeft een document over “remote auditing” met daarin richtlijnen opgenomen. Er zijn drie mogelijke uitkomsten, de “remote audit”, de “blended audit” en de “on site audit”. Een “on site audit” is een audit op locatie, de gebruikelijke audit waarbij je rechtstreeks met mensen praat en locaties gaat bezichtigen. Bij een hoog risico zal hier waarschijnlijk toch voor gekozen worden. Een “blended audit” is een audit die je deels op locatie en deels digitaal gaat doen. Te denken valt aan het documentgedeelte digitaal en de bezichtiging op locatie.
Maar uiteindelijk ging deze cursus over “remote auditing” dus ging ik daar mee verder. Nadat er uit de matrix komt dat een audit remote uitgevoerd gaat worden, wordt dit verder uitgewerkt. Bij het opstellen van de planning wordt er rekening mee gehouden dat de voorbereiding meer tijd kost. Er wordt vastgesteld welke documenten je van te voren moet inzien om de audit goed te kunnen uitvoeren. Het werkt erg vertragend om alles tijdens de audit te moeten gaan lezen en je legt documenten ook niet zo makkelijk naast elkaar als bij een “on site audit”.
Techniek en digitalisering zijn een belangrijke factor
Verder is het belangrijk dat documenten zoveel mogelijk gedigitaliseerd zijn. Daarom moet je in grote lijnen aangeven wat je tijdens de audit wilt gaan zien zodat de auditee deze alvast kan digitaliseren. Denk bijvoorbeeld aan registraties, vaak gebeuren deze nog met de hand. Kortom je maakt een documentoverzicht. Ook nieuw bij de “remote audit” is de techniek. Welke methode ga je gebruiken? Heeft de auditee de juiste apparatuur en hoe is de verbinding op locatie? Allemaal zaken die je moet uitzoeken en testen. Andere zaken in de voorbereiding waarover nagedacht en gecommuniceerd dient te worden zijn de uitnodigingen, wie wil je spreken en wie nodigt wie uit?
De theorie in de praktijk toepassen
De tweede cursusdag stond in het teken van de audit. We kregen uitleg over een aantal technische zaken, bespraken de opbouw van een “remote audit” en hebben een “remote audit” uitgevoerd. Ik was de “lead auditor” en mocht de audit leiden. We hadden een casus van een bedrijf dat honing maakte en toetsten het reinigingsproces. Meteen werd mij al duidelijk dat één klein scherm niet voldoende is om een “remote audit” uit te voeren. Je kan maar 1 document tegelijk zien en daardoor mis je gauw verbanden. Bovendien is het fijn als je de auditee goed kan zien terwijl je ook de documenten goed wilt kunnen zien. Al met al was het een bijzondere ervaring en geheel tegen verwachting in gevoelsmatig totaal anders dan een “on site audit”.
Heb jij interesse in een remote audit? Neem dan vrijblijvend contract met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
