In het derde blog van onze UAV-gc blogreeks kijken wij naar de IPM rollen binnen de UAV-gc. In een interview met Ronald van Barneveld en voormalig collega Emma Walboom bekijken wij de verschillende IPM rollen en vertelt Emma over haar ervaringen met de UAV-gc als omgevingsmanager.
Welke IPM rollen zijn er en wat houden deze in?
Projectmanagement en beheersing
Projectmanagement richt zich op de organisatie en bewaking van de projectscope en samen met het geweten van de organisatie, de Manager Projectbeheersing, zorgen zij voor de aantoonbare en beheerste uitvoering van de projectscope. Diverse ondersteunende rollen zijn: Planner, risicomanager, financieel beheer, documentmanagement, KAM medewerker
De projectmanager is de eindverantwoordelijk voor het projectresultaat binnen de gestelde voorwaarden. Ook stuurt de projectmanager het team aan, faciliteert de benodigde behoeften in mens en middelen. Dit samen met de manager projectbeheersing.
Omgevingsmanagement
De omgevingsmanager houdt zich bezig met de context van het project. Met andere woorden het identificeren, beheersen en bewaken van de raakvlakken tussen het project en haar stakeholders. Hij/zij is verantwoordelijk voor het in balans houden van het project in haar omgeving en in de communicatie/ afstemming met alle stakeholders. Diverse ondersteunende rollen zijn: adviseur verkeer, adviseur vergunningen, K&L coördinator en/of communicatieadviseur.
Technischmanagement
De technisch manager is voor de technische scope van het project verantwoordelijk. Hij of zij identificeert, beheerst en borgt de technische eisen en producten die nodig zijn voor het aantoonbaar, veilig en kwalitatief afronden van het project. Diverse ondersteunende rollen zijn: (lead)engineer, tekenaar, SE’ er, bestek/ contractschrijver, V&G coördinator, werkvoorbereider, (hoofd)uitvoerder, landmeter en assetmanager.
Contractmanagement
De contractmanager is verantwoordelijk voor de contractuele scope van het project en identificeert, beheerst en bewaakt de aantoonbare uitvoering van de overeenkomst. Door bewaking en monitoring van wijzigingen en benoemen van (eventuele) risico’s die kunnen ontstaan tussen de opdrachtgever en de markt. Diverse ondersteunende rollen zijn: (lead)auditor, toetscoordinator, scopemanager, adviseur UAV-gc.
Wat is het belang van de IPM rollen binnen de UAV-gc?
De IPM rollen binnen D&C contracten scheppen duidelijkheid met betrekking tot rol-/taakverdeling, verantwoordelijkheid en verwachtingen. Doordat tijdens de PFU deze zaken middels een RASCI model en in het PMP gedeeld en besproken worden is voor zowel de opdrachtnemer als de opdrachtgever die dezelfde IPM rollen hanteren, duidelijk waar je wanneer voor wat bij wie kunt aankloppen.
Wat is het verschil tussen IPM rollen binnen en buiten de UAV-gc?
De IPM rollen zijn voor mij ontstaan toen binnen RWS, grote projecten in programma’s geclusterd werden waardoor er specifiek op functionaliteit werd geknipt in taak en verantwoordelijkheid. Dit knippen geeft ook weer raakvlakken die goed en zorgvuldig gecommuniceerd en gemanaged dienen te worden. Daarvoor en nog steeds kan je als Projectleider breed ingezet worden om het gehele IPM team te vertegenwoordigen tijdens een project. Alleen vraagt dit tegenwoordig wel veel kennis en ervaring en zin om op ALLE vlakken voldoende thuis te zijn.
Momenteel geeft de IPM structuur ook de mogelijkheid om mensen op hun competenties en interesses beter in te zetten, waardoor zij zich kunnen verdiepen in het specifieke taakveld. Wel is de integraliteit door te weten van de andere disciplines een noodzaak om goed je rol te kunnen invullen.
Bij RAW of andere contractvormen kan de IPM structuur goed worden gebruikt. Het is puur een middel/methode om te duiden wie welke taak en verantwoordelijkheid heeft voor binnen de projectopdracht. Ook al worden deze bij kleinere en minder complexe opdrachter sneller samengevoegd.
Welke uitdagingen ervaar je bij een taakverdeling d.m.v. IPM rollen?
Dat er werkzaamheden zijn die buiten het schuitje vallen, in het grijze gebied. Wanneer er bijvoorbeeld een vraag binnenkomt. Wie pakt die dan op? Wie levert er welke informatie, wanneer, in welke vorm en aan wie.
IPM rollen zijn in de basis gelijkwaardig. In feite is iedereen verantwoordelijk voor zijn werkpakket. Waarbij bij start werk, allen ondersteunend zijn aan de technisch manager, aangezien daar invulling wordt gegeven aan de technische invulling van de opdracht. Daarom is het goed om bij start van de opdracht een projectkickoff te houden waarbij alle taken en rollen in het team worden gedefinieerd incluis de bijbehorende werkpakketten.
Dit geeft wanneer het spannend wordt rust en overzicht en weet men wie waarvoor te benaderen is.
Welke voordelen ervaar je bij een taakverdeling d.m.v. IPM rollen?
Uiteraard is het afhankelijk van de dynamiek binnen een projectteam en de ervaring met de UAV-gc. Voordelen zijn een goede en duidelijke samenwerking met collega’s binnen het projectteam, het duidelijk hebben wie je voor welke vraag kunt benaderen, weten wie je counterpartners bij de ON/OG zijn en intern wie er waarvoor benaderd kan/ moet worden.
Interview Emma
Om de IPM rollen meer tot leven te laten komen interviewde ik mijn voormalig collega, Emma Walboom.
Kun je jouw rol beschrijven?
Ik werk als Omgevingsmanager bij een opdrachtgever. Voor de coronacrisis werkte ik bij een aannemer waardoor ik veel op locatie was. Omwonende kwamen regelmatig vragenstellen of kijken wat wij aan het doen waren. Ondertussen ben ik bij RWS gaan werken en kwam corona met alle bijbehorende maatregelen. Wat daar volledig thuiswerken betekend. Door de maatregel en mijn andere werkomgeving ben ik niet meer buiten op locatie geweest. Dat is jammer maar het heeft mij geleerd om te vertrouwen op mijn (technische) collega’s die wel op locatiebezoek gaan.
Als omgevingsmanager fungeer je als aanspreekpunt en gezicht naar de omgeving en stakeholders. Daarom vind ik het ook belangrijk om, als de functie en de maatregelen het toelaten, mijn gezicht regelmatig te laten zien op de bouwlocatie.
De werkzaamheden zijn zeer gevarieerd. Je krijgt met veel verschillende onderwerpen te maken zoals vergunningen, flora & fauna, NGE en bodemverontreiniging zoals PFAS en stikstofdiscussies. Het werk en de omgeving zijn nooit hetzelfde. Daarnaast vult mijn werkweek zich met overleggen, gesprekken met stakeholders, informeren en brieven schijven.
Welke situatie is je het meeste bijgebleven?
Een van de situaties die mij het meeste is bijgebleven gaat over buitenlands grondgebied:
Dit was een situatie waarbij we een trace hadden. We waren met de engineer en iemand van de gemeente buiten aan het schouwen. Dan kijk je naar dingen zoals bomen, asfalt oversteking en eventuele ruimte voor boringen. Na een stukje wandelen staan wij op een kruising en wij zouden daar een boring maken naar de overkant en daarna de straat in om verder te gaan op het trace. Op die hoek stond een monument en een grasstrook waar net een goede ruimte was om omhoog te komen met de boring. Terwijl wij daar staan wordt de engineer gebeld, ik raakte in gesprek met de collega van de gemeente. Om het gesprek wat gaande te houden vroeg ik aan de man van de gemeente wat voor monument het eigenlijk is. Ik herkende een Russisch orthodox kruis. Hij gaf aan het eigelijk ook niet te weten en hij googlede het. Hij leest voor en vertelt dat het een herdenkingsplaats is voor Russische slachtoffers en dat het stukje grond volgens wikipedia is geschonken aan Rusland. De engineer controleerde het in het kadaster en het bleek inderdaad om Russisch grondgebied te gaan. Het zal je weinig verbazen dat wij de boring naar de overkant hebben verplaatst. Deze situatie heeft mij geleerd om altijd je werk te controleren, hoe voor de handliggend sommige dingen ook mogen zijn.
Wat merk jij van de UAV-gc binnen jouw rol als omgevingsmanager?
De invloed van de UAV-gc binnen mijn functie verschilt per partij waarvoor je werkt als omgevingsmanager. In mijn tijd bij de aannemer merkte ik het vooral aan het belang van vastleggen en aantonen. Zoals het vastleggen van een communicatielogboek waar in bijgehouden werd welke gesprekken en wanneer en met welke stakeholders werden gehouden.
In de ontwerpfase ging ik als omgevingsmanager regelmatig mee met de technische manager. Bijvoorbeeld tijdens gesprekken met de opdrachtgever of gemeente, de voorbereidingsgesprekken.
Nu ik bij de opdrachtgever werk is mijn rol meer controlerend. Ik houd een vinger aan de pols bij de aannemer, lees mee in de VTW’s, audits etcetera. Doordat je veel meer in je eisen wegschrijft ben je minder direct betrokken.
Lees ook onze andere blogs over de UAV-gc. Zoals ‘de UAV-gc in 10 vragen’ en ‘UAV-gc, de opdrachtgever en opdrachtnemer’.
