Met mijn aannemerslaarzen in de bagger ben ik mijn loopbaan in de civiele techniek begonnen in de aannemerij. Gechargeerd werden UAV-gc contracten hier soms omschreven als projecten met een ‘gooi het maar over de schutting’ aanpak vanuit de opdrachtgever.
Een aantal jaar verder ben ik vooral werkzaam voor deze opdrachtgevers. Hier lijkt er eerder te worden geworsteld met de vragen ‘hoe brengen we de geest van het contact goed over en zorgen we ervoor dat we de juiste informatie vanuit de opdrachtnemer ontvangen?’
Interview over de UAV-gc
In de nazit van mijn vorige interview met Ronald van Barneveld, oprichter van ProMa Consulting, sprak ik over de worstelingen die opdrachtnemers en -gevers zowel samen als individueel kunnen ondervinden bij deze contractvorm. Een twee uur durende sessie die in ons enthousiasme voor ons vak alle kanten op schoot. Dit zal ik u dan ook besparen. Al zal ik de essentie van ons leerzame gesprek graag in deze blog delen.
De verwachting van de verantwoordelijke
De omschreven belevingen resulteren soms in slepende vechtcontracten waarbij de beide partijen hardere bezig zijn met elkaar dan met het uit te voeren werk. De hamvraag: hoe kunnen we deze situatie voorkomen?
Kernbegrippen in de aanpak lijken verwachtingsmanagement en gelijkheid. De opdrachtgever moet een duidelijke scope aangeven en de geest hiervan overdragen. De potentiële opdrachtnemer moet deze geest helder krijgen. Verstandig is hierbij om aan beide zijden de mensen die betrokken zijn bij de aanbesteding mee te laten draaien in de uitvoering. Zo blijft het gedachtegoed het beste gewaarborgd.
Project Start-Up
Volgende stap is de Project Start-Up, vaak gezien als een gezellig samenkommoment al geeft Van Barneveld aan dat hier vaak een gemiste kans ligt; “Ga hier aan de voorkant door alle contract eisen heen en stel vast wat men van elkaar verwacht en ook met name hoe men zaken verwacht. Scope, structuur en afspraken zijn de kern van ieder goedlopend project. Zeker tijdrovend, maar dit wint zich veelal later terug in het project.”
Het belang van scope, structuur en afspraken
Het maken van goede afspraken voorkomt dat er onduidelijkheid en conflict ontstaat over welke partij ergens verantwoordelijk voor is. Met de gelijkheid die er beoogd wordt in UAV-gc contracten wordt ook verantwoordelijkheid gelijk verdeeld. De ‘onderdanige’ rol die aannemers uit het verleden misschien kennen ondergaat hier een cultuurverandering. Van Barneveld legt het belang van duidelijke verwachtingen en afspraken uit aan de hand van een voorbeeld wat mij maar al te goed bekend is. “Stel je wijkt tijdens de uitvoering van jouw werkzaamheden af van het beoogde ontwerp. Mag je kleine beslissingen dan zelf nemen of moet dit altijd in overleg met je opdrachtgever? In het laatste geval de persoon die goedkeuring moet geven is niet bereikbaar, wie is dan verantwoordelijk voor de stagnatiekosten?”
Hoe simpel het misschien mag klinken, in de praktijk zie ik regelmatig conflicten ontstaan door onvoldoende verwachtingsmanagent en een gebrek aan structuur met de bijbehorende afspraken. Een actieve houding van beide partijen binnen een relatie waarin ruimte is om elkaar op een respectvolle manier op de vingers te tikken lijkt de fundatie voor een succesvolle UAV-gc samenwerking.
Ieder zijn eigen uitdaging
De uitdaging om elkaar te vertrouwen is niet het enige cruciale punt. Beide betrokkenen komen ook voor individuele uitdagingen te staan.
Zo beschrijft Van Barneveld een voor mij al te bekende situatie van een project dat door de Opdrachtgever UAV-gc moet worden aanbesteed omdat dit nou eenmaal de norm is. Terwijl het werk zich beter leent voor een ‘simpelere’ contractvorm. Een grote administratieve last, een team dat niet meer betrokken is omdat het aan de bekwaamheid van de eigen organisatie twijfelt. Frustratie, teleurstelling en overschrijdingen van zowel planning als budget ten gevolg.
Focus op het leeraspect
Een oplossing voor deze situatie is soms lastig te vinden waardoor de teams van beide betrokken partijen eindigen in mineur, of erger in conflict. De les die, na enige tijd ervaringen te hebben uitgewisseld, naar voren komt is ‘leer vooral hoe het niet moet en neem dit mee in je verdere werkervaring.’ De situatie is niet meer motiverend voor het team, de prikkel om iets te leren mogelijk nog wel. Leg de focus op het leeraspect. Erken de situatie binnen je project, maar gebruik deze als kraamkamer om te leren. Wanneer er dan wel een complexe klus voorbijkomt waar UAV-gc wel geschikt is dan staat je team paraat en is vertrouwd met de bijbehorende manier van werken.
UAV-gc meer dan administratieve rompslomp?
De ontvanger van het lastige pakket is de Opdrachtnemer, de aannemer. In de eerste drie weken dat ik binnen de sector werkte maakte zo’n beetje iedere uitvoerder duidelijk dat de hele administratie maar een rompslomp was. Auditors sprake eerder over de cultuurverandering, een term waar mijn antropologische hartje sneller van ging kloppen, die aannemers moesten doormaken. Maar is er wel echt een cultuurverandering nodig om de administratieve chaos te voorkomen?
Drie jaar later kom ik tot de conclusie dat dit maar deels het geval is. De UAV-gc biedt andere voorwaarden waarbinnen het werk moet worden uitgevoerd. Waar aannemers voorheen hun werkzaamheden veelal verrichten op expert judgement doen ze dit nu nog steeds, alleen moeten er meer zaken worden vastgelegd. Dit vastleggen zou kunnen worden gezien als een cultuuromslag. Echter hoeft dit niet meteen de oorzaak te zijn van een administratief monster.
Kan het niet slimmer?
Want ook hier geldt, het goed managen van verwachtingen kan veel van de administratieve chaos voorkomen. Niet alles hoeft in synergie te lopen met de werkwijze van de Opdrachtgever, maar kom werkprocessen overeen die voor beide partijen voldoen. Schaf geen specifieke programma’s aan, die je later nooit meer gaat gebruiken. Als de inhoud van een opleverdossier vooraf wordt afgestemd, dan kan deze tijdens de werkzaamheden worden gevuld. Dit scheelt geren achteraf om de dossiers volledige te krijgen. Als je voor drie instanties dezelfde audit moet uitvoeren, kan één audit dan niet volstaan voor alle drie.
Hoe de UAV-gc voor een project uitpakt is geheel afhankelijk van het werk, de partijen en de ervaring met deze contractvorm. Wil je meer weten over de UAV-gc? Lees ons blog ‘UAV-GC in 10 vragen‘ of neem contact met ons op.
