Als we het hebben over de veiligheid binnen uw bedrijf, dan denkt u misschien al snel aan brandveiligheid, maatregelen en protocollen om ervoor te zorgen dat er niemand gewond raakt tijdens het werk. Wat net zo belangrijk is, is een veilige organisatiecultuur binnen uw bedrijf. Waar medewerkers om hulp durven te vragen. Goed nieuws: u heeft als leider een duidelijke invloed op de bedrijfscultuur binnen uw bedrijf.
Niet gelukt
Stel, u moet op vrijdag een levering doen aan uw klant. Dezelfde middag om 16:30 uur hoort u van uw medewerker dat het niet gelukt is de levering op tijd af te krijgen. En dat het dus niet gaat lukken om de afspraak met de klant na te komen. Dan baalt u! Want het is niet de naam van die medewerker, maar van uw bedrijf die hier een negatieve lading krijgt. Om zulk soort situaties te voorkomen is het dus heel belangrijk om een veilige sociale organisatiecultuur te creëren. ProMa Consulting legt u graag uit waarom.
Veeg uit de pan
Een open en vertrouwelijke cultuur gaat over transparantie en beoordeling op de keuzes i.p.v. op de persoon. Laten we nog eens terugkijken naar het eerder genoemde voorbeeld. U zou zichzelf kunnen afvragen: wat heb ik eigenlijk afgesproken met mijn medewerkers? Wanneer moeten zij aan de bel trekken als een levering achterloopt op schema? Als u hier namelijk binnen het bedrijf geen duidelijke afspraken over heeft gemaakt, dan ontstaat er een crisis die potentie heeft uit te lopen op een conflict. U roept uw medewerker woedend in uw kantoor, geeft hem een veeg uit de pan en dreigt hem in uw emotie te ontslaan als hij zoiets nog een keer veroorzaakt. Gevolg? De medewerker is nog banger om fouten te maken en zal bij een volgende misser er alles aan doen om te voorkomen dat zijn fout wordt opgemerkt. Het resultaat? Een gesloten organisatiecultuur gekenmerkt door chaos, wantrouwen en verlies van het loyaliteit van uw personeel richting uw organisatie.
Fouten maken mag
Wat nou als uw medewerkers weten – en hebben ervaren – dat fouten maken niet het einde van de wereld is. Als u het maar op tijd te horen krijgt en er van geleerd wordt. Dat verandert de hele situatie. U hoort al op maandag of dinsdag dat de levering van vrijdag waarschijnlijk niet gehaald wordt. Daardoor kunt u schuiven in de planning of de klant op tijd op de hoogte brengen. Dat klinkt veel beter, toch? Op deze wijze proactief omgaan met fouten, kan alleen in een sfeer waarin uw personeel uit ervaring weet dat zij niet worden afgebrand, maar dat er constructief met hen wordt gezocht naar een oplossing. Echter vergt dit inzicht van u als leider om tijdig en concreet beheersmaatregelen te nemen. Maatregelen die niet belerend maar constructief leiden tot een effectief beheersproces. Hierbij kunt u wel honderd keer spreken over een open, vertrouwelijke en veilige organisatiecultuur maar alleen acties zorgen ervoor dat uw medewerkers ook echt gaan geloven dat ze met problemen in het proces bij u terecht kunnen.
Bewustwording
Nog een laag dieper zit de bewustwording van uw teamleden dat elk individu belangrijk is voor het team, het proces en dat hun handelen onderdeel is van een groter geheel. Als er één schakel breekt, verzwakt dat de hele keten. Als uw personeelsleden zich daar heel goed van bewust zijn, dan ontstaat er een intrinsieke motivatie om A: alles te doen om fouten te voorkomen en B: fouten en problemen op tijd te melden omdat deze gevolgen hebben voor de collega’s, het team en het bedrijf. Daarom is ProMa Consulting altijd intensief bezig met het vergroten van die bewustwording en het versterken van de teamgeest. Want dat heeft uiteindelijk groot resultaat voor het project en uw bedrijf.
Alternatieve maatregelen
Nu kan het natuurlijk zijn dat u te maken heeft met een personeelslid dat noodzakelijke kwaliteiten heeft voor het project, maar niet in staat blijkt om goed en tijdig te communiceren over de voortgang van het proces. Zelfs als u een veilige cultuur heeft ontwikkeld. Dan blijft de vraag ‘in hoeverre weegt het resultaat van de medewerker op tegen de problemen in zijn gedrag of communicatie?’ Als u deze persoon echt nodig heeft, dan zit er nog maar één ding op: kom met alternatieve maatregelen waarbij u zelf de regie heeft over de procesbewaking. Denk bijvoorbeeld aan een dagstart waarbij de voortgang wordt besproken of aan individuele gesprekken om na te gaan hoe het proces verloopt.
Voorbeeldfunctie
‘The most powerful leadership tool you have is your own personal example’
– John Wooden
Gaat u voor een transparante, veilige organisatiecultuur? Start dan met zelf het goede voorbeeld te geven. Wees open over uw verwachtingen, uw mogelijkheden en uw tekorten. Laat zien dat u loyaal bent en zich bewust bent van uw invloed in de keten van uw bedrijf. Durf toe te geven als u een fout hebt gemaakt. Zo creëert u zelf de basis van de sfeer in uw bedrijf en daar plukt u uiteindelijk de vruchten van!
Hulp nodig bij het creëren van een veilige bedrijfscultuur? ProMa Consulting staat altijd open voor een goed gesprek! Neem contact met ons op en mail naar info@proma-consulting.nl
