Een kunstje te klaren bij Strukton
Werken volgens de afspraak, dat is één ding. Gelukkig weten de meeste opdrachtnemers hierin wel te excelleren. Maar het werk vastleggen, borgen en de kwaliteit ervan garanderen? Dat is een tweede, vaak veel lastigere stap. Laat dat nou net precies iets zijn waar ProMa Consulting heel erg goed in is. Met meer dan 20 jaar ervaring in de wereld van de civiele techniek waar in diezelfde periode ‘aantoonbaarheid’ dé trend was, merken wij nu dat ook in andere bedrijfstakken aantoonbaarheid een steeds prominentere rol speelt.
Zo ook bij Strukton Worksphere, een welbekend bedrijf dat facilitair management van panden door heel Nederland uitvoert. Voor een van hun klanten, het Van Gogh Museum, was er de vraag of er op het gebied van aantoonbaarheid optimalisatie mogelijk was. Maar hoe doe je dat, de processen rondom aantoonbaarheid verbeteren en optimaliseren. Hoe zorg je er voor dat alles wat je doet wordt gedaan volgens je eigen en afgeleide klantprocedures, en dat dit allemaal ook nog praktisch en ordelijk is geborgd.
Om te beginnen hebben we gekeken naar welke processen er zijn, en welke er gevraagd, lees beschreven staan in de overeenkomst. Dit om vervolgens intensief samen te werken met het team dat zich bezighoudt met deze klant “het Van Gogh Museum”. Deze mensen zetten zich dagelijks met hart en ziel in om ervoor te zorgen dat de bezoekers zorgeloos de kunst en het leven van Van Gogh tot zich kunnen nemen. Met deze positieve energie hebben we vervolgens gekeken naar welke processen herijkt, aangevuld dan wel aangepast kunnen worden, om die vervolgens te implementeren.
Het bleef niet alleen bij procesbeheersing finetunen. Ook hebben we, zoals ons eigen ProMa-3D Principe ook beschrijft, gekeken naar scope, afspraken, visie en leiderschap. Het nemen (of niet nemen) van besluiten kan grote gevolgen hebben voor de opdrachtnemer als wel opdrachtgever. Ook bij het ontbreken van duidelijke doelen en afspraken, wordt het werk bij de operatie er niet makkelijker op. Ronald van Barneveld heeft op zijn eigen en no-nonsense manier hier zijn visie over gedeeld en adviseert beide partijen onafhankelijk over visie en leiderschap. En daarnaast de implementatie van Scope (projectmanagement), Structuur (project- en contractbeheersing) en Afspraken (contractmanagement). Dit alles om te borgen dat de klanteisen, lees de invulling van techniek en de betrokkenheid en inpassing in de omgeving is geborgd en uiteraard aangetoond.
Aantoonbaarheid is een steeds belangrijker onderwerp, ook buiten de wereld van de civiele techniek. Door procesbeheersing en leiderschap aan te scherpen, creëren wij een heldere werkcultuur waarin mensen kunnen doen waar ze goed in zijn. Op deze wijze wordt het werk volgens de afspraken op de juiste manier gedaan. Daarbij zorgt de procesbeheersing ervoor dat dit aantoonbaar gemaakt wordt. Op het eerste gezicht lijkt het meer werk, maar afgezet tegen alle verliezen in efficiëntie en in-effectiviteit van overleggen, acties en ingezette procedures, levert het meer rendement en tevreden medewerkers en klanten op.
