Door Mieke van de Waal – Auditor en Adviseur Kwaliteit en Organisatie
Na een jaar lang te hebben mogen meekijken en assisteren bij de toetscoördinator voor de Gemeente Haarlem, mocht ik afsluiten met het maken van de toetsstrategie voor 2019. Dit was een onderdeel van mijn leertraject binnen ProMa Consulting.
Visie voor toetsen
Een toetsstrategie is het plan, de visie voor het toetsen van het komende jaar. Er wordt aan de hand van de volgende onderdelen bepaald welke mix van toetsen (systeem, proces en product) en welke onderwerpen het komende jaar getoetst worden: 1: De hoogte van risico’s in het risicodossier dat gebaseerd is op onder andere de bevindingen in toetsen die het afgelopen jaar zijn uitgevoerd. 2: Gesprekken die gevoerd zijn met de beheerders van het contract bij de opdrachtgever (in dit geval de domeinmanager, technisch manager en omgevingsmanager).
Veranderingen
Gemeente Haarlem heeft tien dagelijkse onderhoudscontracten (domeinen genaamd) die elk hun eigen risicodossier hebben. Het risicodossier verandert onder invloed van de bevindingen in toetsen en de risicosessies die gehouden zijn. De huidige risico’s zijn daarom zeer waarschijnlijk anders dan een jaar geleden.
Het maken van de toetsstrategie was een leuke maar ook uitdagende klus. Het vraagt te luisteren naar de beheerders van het contract, deel te nemen aan spiegel- en risicosessies en het risicodossier uit te pluizen. Dit hebben we in drie delen gedaan.
Terugblik en vooruit kijken
Het eerste deel van de toetsstrategie is een terugblik op het afgelopen jaar, wat waren de doelen en zijn ze bereikt? Vervolgens worden er nieuwe doelen gesteld voor het komende jaar. In het tweede deel van de toetsstrategie worden de hoogste risico’s per domein in kaart gebracht en hierbij is aangegeven of er in het afgelopen jaar een toets is geweest, gebaseerd op elk van de deze risico’s.
Aan de hand van de hoogte van de risico’s wordt bepaald of het domein qua proces of werkzaamheid, een risico in zich heeft of dat het prima gaat met het domein. Dit bepaalt de intensiteit en niveau van de toetsen die het komende jaar gehouden gaan worden. De risico’s en de bevindingen uit gehouden toetsen, maar ook de informatie verkregen uit de gesprekken vormen de basis voor de onderwerpen die getoetst gaan worden.
Concretiseren
Het derde en laatste deel van de toetsstrategie bestaat uit het concretiseren. Hier komen de toetsen en hun onderwerpen bijeen in tijd en capaciteit: de toetsplanning. Omdat Gemeente Haarlem het toetsen vanaf 2019 zelf gaat doen is er geen toetsplanning opgenomen in deze toetsstrategie.
Na het opstellen en laten beoordelen – lees samen doornemen – van de toetsstrategie door de toetscoördinator, is het document gepresenteerd aan de gemeente Haarlem. Kortom het was een leerzame ervaring en een mooie afsluiting van een jaar assistent toetscoördinator als onderdeel van het ProMind traject.
Meer weten over het ProMa leertraject? Neem contact met ons op.
